Invoice adalah bagian tak terpisahkan dari sebuah bisnis. Invoice Digital sangat dibutuhkan oleh anda yang ingin menagih pelanggan atau konsumen. Bagi anda yang berkecimpung di dunia bisnis pasti sudah tidak asing lagi dengan invoice yang satu ini, namun bagi yang masih awam akan kebingungan saat diminta untuk membuat invoice yang profesional. Padahal invoice ini sangat penting untuk penagihan, karena jika pelanggan tidak segera membayar, bisnis Anda bisa terhambat. Tentunya Anda tidak ingin bisnis Anda terhambat karena belum ada yang melakukan pembayaran, bukan?
Oleh karena itu, pastikan Anda membaca artikel ini sampai akhir karena di sini kita akan membahas semua tentang Invoice.
Apa itu Invoice
Pengertian invoice adalah daftar barang lengkap dengan nama, jumlah, dan harga yang dikirimkan penjual kepada pembeli. Invoice dikirim untuk pembayaran kredit atau Invoice kepada pembeli yang belum melakukan pembayaran. Invoice dibuat 3 (tiga) rangkap yaitu rangkap pertama untuk pembelian yang telah melunasi tagihan, rangkap kedua untuk pencatatan penjualan, dan rangkap ketiga digunakan untuk laporan keuangan.
Banyak orang yang menyamakan Invoice dengan kwitansi, padahal itu adalah dua hal yang berbeda. Bedanya, invoice adalah dokumen yang berisi perhitungan penjualan yang pembayarannya dilakukan di kemudian hari. Sedangkan kuitansi adalah dokumen yang diberikan penjual kepada pembeli setelah membayar lunas.
Jenis Invoice Digital
Invoice memiliki beberapa jenis yang biasa digunakan oleh perusahaan atau bisnis. Namun secara umum ada 3 (tiga) jenis invoice yang paling sering digunakan yaitu sebagai berikut:
- Invoice Biasa
Jenis Invoice yang pertama adalah jenis Invoice biasa. Jenis invoice yang biasa digunakan adalah invoice yang paling sering digunakan dalam transaksi bisnis dan digunakan untuk transaksi pembelian sederhana, misalnya dalam pemesanan jasa desain logo. Invoice biasa ini berisi informasi sederhana tentang transaksi seperti detail barang, jumlah, harga, dan total pembayaran.
- Invoice Konsuler
Jenis Invoice kedua yang sering digunakan adalah Invoice konsuler. Invoice konsuler adalah Invoice yang digunakan untuk transaksi internasional, misalnya untuk kegiatan ekspor-impor. Invoice konsuler juga harus mendapat izin dari negara pengirim barang dan juga negara penerima Invoice. Izin ini diperoleh melalui kedutaan negara pengekspor.
- Invoice Proforma
Proforma invoice adalah invoice yang dikirimkan ke pembeli pada saat barang yang dibeli dikirim secara bertahap. Oleh karena itu, proforma invoice bersifat sementara dan jika semua barang sudah dikirim maka invoice ini akan diganti dengan invoice biasa.
Manfaat Invoice Digital untuk Bisnis
Setelah mengetahui jenis-jenis Invoice, Anda mungkin mulai memahami pentingnya Invoice bagi sebuah bisnis. Agar Anda lebih memahami pentingnya invoice ini, berikut beberapa keuntungan yang akan Anda peroleh dengan menggunakan invoice:
- Dapat Digunakan Sebagai Bukti Kesepakatan
Manfaat dari invoice pertama adalah dapat digunakan sebagai bukti kesepakatan. Bukti ini dibutuhkan saat terjadi perselisihan antara penjual dan pembeli.
- Informasi Jumlah Tagihan
Invoice juga berisi jumlah Invoice yang harus dibayar. Dengan adanya informasi jumlah tagihan tersebut, pelanggan atau konsumen yang lupa jumlah yang harus dibayar, dapat mengetahui informasinya di sini.
- Dokumen Hukum Laporan Keuangan
Invoice dapat digunakan sebagai dokumen yang valid untuk dimasukkan dalam laporan keuangan. Invoice ini sangat dibutuhkan karena laporan keuangan akan menentukan berapa untung atau rugi yang akan Anda peroleh dan digunakan untuk melakukan audit di akhir periode.
- Bukti Pesanan Produk Asli
Invoice juga dapat digunakan sebagai bukti keaslian produk yang dipesan. Invoice tersebut berisi detail produk sehingga pelanggan atau konsumen dapat mengeceknya.
- Memeriksa Stok di Toko
Dari invoice Anda juga bisa mengecek stok toko. Hal ini dikarenakan pada invoice dengan jelas disebutkan produk apa yang dipesan pembeli dan Anda hanya perlu mengurangi dari stok yang ada.
