Company Profile untuk Percetakan Offset: yang Dicek Klien Korporat Sebelum Kirim File Cetak

Senin pagi kamu kirim permintaan penawaran cetak ke lima percetakan. Tiga balas dengan harga, dua balas dengan lampiran company profile dua puluh halaman. Dari lima itu, biasanya cuma dua yang masuk daftar pendek. Bukan selalu yang paling murah.

Penyebabnya jarang soal selera. Klien korporat, apalagi yang punya tim procurement, sedang mencari vendor yang bisa dipertanggungjawabkan waktu cetakan meleset atau deadline pameran tinggal seminggu. Compro yang isinya foto gedung dan kalimat komitmen kualitas tidak menjawab itu.

Mulai dari mesin, bukan dari sambutan direktur

Halaman pertama yang dibuka biasanya profil perusahaan. Di situ orang ingin tahu mesin apa yang dipakai, ukuran maksimalnya berapa, dan apakah pekerjaannya bisa masuk ke situ.

Untuk offset, sebut jumlah warna dan ukuran plano. Contoh yang jelas: offset 4 warna, cetak maksimal 65 x 100 cm, satu plano bisa jadi 16 halaman A5. Angka begitu langsung memberi tahu klien apakah brosur lipat tiga panel mereka bisa dicetak delapan up sekali naik.

Kalau punya digital press untuk cetak pendek, tulis juga. Banyak klien cuma butuh 100 sampai 300 lembar untuk event, dan itu tidak masuk akal dikerjakan offset.

Kapasitas: lembar per hari, bukan kata besar

Kalimat kapasitas besar tidak bisa dipakai menghitung apa pun. Yang membantu: tiga shift, 30.000 sampai 40.000 lembar per hari untuk ukuran A4, atau 12 ton kertas per bulan.

Tambahkan kondisi antrean saat ini. Vendor yang berani bilang jadwal produksi penuh sampai tanggal 24 justru lebih dipercaya daripada yang selalu menjawab bisa cepat kok.

Kertas dan finishing: mana stok, mana inden

HVS 70 sampai 100 gsm, art paper 120 sampai 310 gsm, ivory, kraft. Finishing-nya laminasi doff atau glossy, spot UV, emboss, pond, jilid lem panas.

Daftar panjang tidak terlalu penting. Yang dicari klien adalah keterangan mana yang ada di gudang dan mana yang harus inden seminggu. Orang yang pernah kecele karena kertas baru dipesan setelah approval pasti langsung buka bagian ini.

Contoh hasil cetak, bukan mockup dari internet

Enam sampai sepuluh foto produk jadi, lengkap dengan bahan dan finishing: brosur lipat tiga panel art paper 150 gsm laminasi doff, company profile 24 halaman jilid lem panas, box kemasan ivory 250 gsm.

Kalau memungkinkan, sebut nama klien atau minimal industrinya. Kalimat seperti klien FMCG nasional, 40.000 kop surat per bulan lebih meyakinkan daripada deretan logo tanpa keterangan. Ini juga alasan jasa desain company profile selalu minta foto asli, bukan gambar stok.

Soal warna: proof, Pantone, dan siapa yang menanggung kalau meleset

Biru di layar HP tidak sama dengan biru di kertas. Itu bukan rahasia, tapi banyak compro percetakan tidak menjelaskannya.

Tulis alurnya: proof digital dikirim H+1, klien menyetujui secara tertulis, cetak coba satu dua lembar untuk warna kritis, baru naik cetak. Kalau ada Pantone, sebutkan metode tinting atau konversi CMYK yang dipakai dan toleransinya.

Yang juga perlu jelas: siapa yang menanggung kalau warna meleset karena file klien masih RGB. Vendor yang jujur soal ini biasanya lebih enak diajak kerja panjang.

Kenapa 500 lembar terasa mahal

Offset punya biaya tetap di depan: plat, montase, setting warna, plus waste 50 sampai 100 lembar untuk penyesuaian.

Jadi 500 lembar dan 3.000 lembar biaya awalnya hampir sama. Brosur lipat tiga panel 500 lembar sering di kisaran Rp1,1 juta, sementara 3.000 lembar sekitar Rp1,9 juta. Selisih Rp800 ribu untuk 2.500 lembar tambahan.

Compro yang memuat tabel seperti ini membuat klien berhenti menawar buta dan mulai menghitung kebutuhan setahun.

Lead time dengan tanggal, bukan janji

Tulis 5 sampai 7 hari kerja, lalu pecah: proof 1 sampai 2 hari, cetak 1 sampai 2 hari, finishing 1 sampai 2 hari, pengiriman 1 sampai 3 hari tergantung kota.

Sebut hari kerja, bukan hari kalender. Sebut juga periode ramai: akhir tahun, musim pameran, Ramadan. Kalau klien baru mulai dari nol dan belum punya desain, hitungan mundurnya beda lagi. Kami pernah merinci itu di artikel berapa lama desain stationery sampai cetak.

Administrasi yang bikin vendor lolos procurement

NIB, NPWP, faktur pajak, rekening atas nama PT, kemampuan menerima PO dengan termin 30 sampai 60 hari, dan kesediaan tanda tangan NDA untuk file desain klien.

Untuk klien korporat, hal-hal itu sering lebih menentukan daripada selisih harga 5 persen. Vendor yang minta bayar penuh di muka dan hanya menerima transfer ke rekening pribadi biasanya gugur di tahap administrasi, sebelum teknisnya dilihat.

Hal kecil yang bikin compro percetakan terlihat belum siap

Foto mesin diambil sambil berdiri, goyang, dan gelap. PDF 80 MB dikirim lewat email, ditolak server klien. Nomor kontak cuma WA pribadi tanpa nama dan jam operasional. Klaim kualitas terjamin harga bersaing tanpa satu angka pun.

Satu lagi: compro yang tidak pernah diperbarui. Mesin lama sudah dijual, tapi masih tampil di halaman tiga sejak 2019.

Materi yang perlu dikumpulkan

Spesifikasi mesin satu halaman. 12 sampai 15 foto area produksi. Daftar kertas dan finishing beserta status stok. Enam sampai sepuluh foto produk jadi. Angka kapasitas dan lead time. Scan legalitas 300 dpi yang lurus. Sertifikat ISO 9001 kalau ada. Kontak resmi dengan email domain sendiri.

Pengerjaan compro biasanya 5 sampai 7 hari kerja dengan 2 sampai 3 kali revisi. Hasil akhirnya dua file: PDF di bawah 10 MB untuk dikirim ke klien, dan versi cetak untuk dibawa saat presentasi.

Kalau kamu sedang menyiapkan compro untuk masuk vendor list perusahaan besar, mulai dari angka yang kamu punya sendiri. Bukan dari kalimat yang terdengar bagus. Tim kami bisa bantu menyusunnya, tinggal mampir ke halaman kontak dan ceritakan kapasitas percetakanmu apa adanya.