Company Profile untuk Penyedia Barang dan Jasa: yang Dicek Pengadaan Sebelum Order Rutin Bulanan

Order dari instansi tidak selalu datang lewat tender besar. Yang bikin perusahaan penyedia barang dan jasa bertahan justru order kecil yang masuk tiap bulan: ATK, alat kebersihan, tinta printer, tisu, sampai peralatan rumah tangga untuk mess karyawan. Nilainya sering cuma Rp8 juta sampai Rp25 juta per lokasi. Kecil, tapi berulang setahun penuh.

Masalahnya, order seperti ini paling gampang pindah tangan. Ganti pemasok ATK tidak perlu rapat direksi. Cukup ada satu vendor yang lebih cepat balas, harganya mirip, dan besoknya kamu tidak dipanggil lagi. Bagian pengadaan biasanya membandingkan 3-5 vendor sekaligus dari file PDF yang dikirim lewat email.

Jadi company profile-mu dibaca dalam posisi seperti itu. Sambil buru-buru, sambil membandingkan. Bukan dibaca santai di ruang tamu.

“Berbagai macam barang dan jasa” itu kalimat kosong

Hampir semua company profile penyedia barang menulis kalimat itu di halaman pertama. Masalahnya, orang pengadaan tidak bisa mengambil keputusan dari kalimat tersebut. Mereka perlu tahu kamu punya apa dan seberapa cepat barangnya sampai.

Ganti dengan daftar kategori yang spesifik. Enam sampai sepuluh kategori sudah cukup, misal: alat tulis kantor, perlengkapan kebersihan, perangkat komputer dan toner, alat listrik ringan, alat rumah tangga, sampai perlengkapan keselamatan kerja.

Jumlah item dan stok yang benar-benar dipegang

Kalau kamu menyimpan stok, tulis angkanya. “Stok aktif sekitar 1.200 SKU di gudang Semarang” jauh lebih berguna daripada “stok lengkap”. Pengadaan pernah kecewa dengan vendor yang mengaku punya segalanya, tapi begitu diminta 40 item sekaligus, 12 di antaranya indent dua minggu.

Kalau memang sebagian barang indent, katakan dari awal. Pisahkan mana yang ready dan mana yang butuh pemesanan khusus beserta perkiraan harinya. Itu justru bikin kamu terlihat rapi.

Foto gudang, rak, dan armada, bukan foto stok orang berjas

Foto dua orang berjabat tangan pakai jas ada di mana-mana, termasuk di compro vendor sebelah. Yang membedakan: foto asli rak barang tersusun, mobil boks dengan nama perusahaannya terbaca, dan tim yang sedang mengecek barang masuk.

Enam sampai sepuluh foto asli sudah cukup. Ambil pakai HP juga tidak masalah asal terang dan lurus. Satu foto tumpukan surat jalan bisa lebih meyakinkan daripada dua halaman kata pengantar.

Satu invoice untuk 60 item, bisa atau tidak?

Ini pertanyaan yang jarang ditulis di company profile padahal sering jadi penentu. Keuangan tidak suka order 60 item yang harus dipecah jadi 12 invoice dari 12 vendor berbeda. Mereka lebih suka satu invoice, satu nomor PO, satu rekening tujuan.

Kalau kamu bisa menggabungkan beberapa kategori dalam satu faktur, tulis itu di halaman layanan. Sebut juga bentuk faktur yang diterbitkan, apakah sudah e-Faktur, dan apakah harga di penawaran sudah termasuk PPN.

Legalitas yang dibaca sebelum harga

Sebelum sampai ke angka, dokumen ini biasanya dicek dulu: NIB, NPWP, akta pendirian, dan izin usaha sesuai bidang. Untuk instansi pemerintah, tambahkan status di e-Katalog LKPP atau SIPLah kalau kamu memang terdaftar di sana.

Scan-nya harus lurus, tidak terpotong, dan masih terbaca di layar HP. Satu halaman daftar legalitas dengan keterangan singkat lebih berguna daripada 30 lembar lampiran yang tidak berurutan. Daftar dokumen yang biasa diminta panitia pengadaan ada di artikel company profile untuk tender.

Area kirim, jam kirim, dan siapa yang menerima barang

Pengadaan menilai ongkos kirim dan risiko terlambat, bukan cuma harga barang. Tulis jangkauan pengirimanmu. Misal: Semarang dan sekitarnya dikirim hari yang sama untuk order sebelum pukul 10, luar kota H+2 pakai ekspedisi sendiri.

Tambahkan satu halaman berisi gambaran lokasi yang biasa kamu kirimi: kantor cabang, pabrik, sekolah, atau rumah sakit. Kalau pernah kirim ke lokasi dengan akses terbatas, misal jam masuk gudang cuma sampai pukul 14 atau barang harus diangkut manual, tulis juga. Pengalaman seperti itu tidak bisa disalin vendor baru.

Termin pembayaran dan modal kerja

Ini bagian yang agak canggung, tapi penting. Pembayaran instansi umumnya 14-30 hari setelah barang diterima dan invoice lengkap. Kalau ada termin yang lebih panjang, lebih baik tertulis daripada jadi kejutan di tengah jalan.

Yang perlu masuk compro bukan cerita kekuatan modal ala laporan bank. Cukup kebijakan sederhanamu: minimal order berapa item, pemesanan lewat PO resmi atau email, dan setelah berapa lama barang dianggap diterima.

Nama PIC dan nomor yang dijawab jam kerja

Pengadaan butuh satu nama, bukan sepuluh. Tulis PIC penjualan beserta email perusahaan dan nomor kantor. Nomor WhatsApp pribadi tanpa nama PT bikin mereka ragu, apalagi instansi yang wajib mengarsipkan komunikasi pengadaan.

Pastikan emailnya memakai domain perusahaan sendiri. Alamat gratisan untuk urusan pengadaan itu lampu kuning, karena mereka sulit memverifikasi siapa kamu. Alasannya saya tulis lebih panjang di email bisnis dengan domain sendiri.

Yang perlu kamu kumpulkan sebelum minta desain

Praktisnya siapkan: profil singkat 200-300 kata, daftar kategori produk, 10-20 foto gudang dan armada, scan legalitas, gambaran area pengiriman, kebijakan order minimal, dan nama PIC. Kalau materinya lengkap, pengerjaan lewat jasa desain company profile biasanya 5-7 hari kerja dengan dua kali revisi. Materi yang telat datang bisa menambah 1-2 minggu.

Kerjakan halaman legalitas dan katalog produk dulu. Dua bagian itu yang paling sering dibuka orang pengadaan. Sisanya bisa menyusul di revisi kedua.

Kalau kamu penyedia barang dan jasa dan sedang menyiapkan compro untuk masuk daftar rekanan, kirim daftar produk dan foto gudangmu lewat halaman hubungi kami. Kita cek dulu halaman mana yang perlu dibuat, baru bicara soal desain.