Pindah Penyedia Email Kantor: Urutan Kerja yang Bikin Email Lama Tidak Hilang

Email kantor pindah penyedia biasanya bukan keputusan mendadak. Ada yang kesal karena harga perpanjangan naik, ada yang mailbox-nya penuh terus padahal kuotanya cuma 5 GB, ada juga yang ikut pindah karena hostingnya ganti paket. Pindahnya sendiri tidak sulit. Yang bikin masalah adalah urutan kerjanya.

Kami sering ketemu perusahaan yang domainnya sudah sendiri, website jalan, tapi emailnya masih menempel di paket hosting murah. Begitu mau pindah ke layanan yang lebih serius, baru ketahuan ada 19 alamat aktif padahal yang dibayar cuma 12. Sisanya akun gratisan milik sales lama, atau alamat yang dibuat iseng tiga tahun lalu.

Mulai dari daftar alamat, bukan dari harga

Sebelum bandingkan paket, buka inbox dan tanya tiap divisi: alamat apa saja yang benar-benar mereka pakai. Yang tercatat di invoice bukan patokan. Yang dipakai kirim penawaran, terima PO, dan balas komplain itu yang harus diselamatkan.

Catat empat kolom di spreadsheet: alamat, pemegangnya, ukuran mailbox, dan apakah isinya menyimpan dokumen penting seperti penawaran, faktur pajak, atau kontrak. Untuk 15 karyawan, pekerjaan ini selesai dalam satu jam. Tanpa itu, kamu akan menghabiskan dua hari mencari alamat mana yang belum dibuat di provider baru.

Turunkan TTL sehari sebelum hari H

Record MX biasanya punya TTL 3600 detik, banyak juga yang diset 14400 detik. Artinya, setelah kamu ganti MX, sebagian server pengirim masih mengarah ke alamat lama sampai empat jam ke depan. Email yang masuk ke kotak lama setelah kamu anggap beres adalah email yang tidak akan kamu baca.

Set TTL jadi 300 detik sehari sebelumnya, minimal 24 jam. Baru naikkan lagi ke angka normal setelah seminggu berjalan tanpa keluhan.

Siapkan kotak baru, jangan hapus yang lama

Buat mailbox di provider baru lebih dulu, lalu salin isinya lewat IMAP. Bisa pakai imapsync, tool bawaan provider, atau minta bantuan orang IT. Prosesnya jalan di latar belakang, jadi karyawan masih bisa kerja seperti biasa.

Kecepatan realistis 2 sampai 10 GB per jam, tergantung bandwidth kantor dan jumlah email kecil di dalamnya. Mailbox 30 GB yang isinya ribuan nota bisa selesai 6 sampai 10 jam. Jangan mulai Jumat sore, karena kalau ada yang gagal kamu baru tahu Senin pagi.

Pindahkan MX, lalu periksa SPF, DKIM, dan DMARC

MX cuma mengatur ke mana email baru dikirim. Isi lama tidak ikut pindah sendiri. Setelah salinan selesai dan sampelnya sudah dicek, baru arahkan MX ke server baru.

Bagian yang paling sering terlewat justru DKIM. MX sudah pindah, email keluar lancar, tapi mendarat di folder spam Gmail klien karena tanda tangan DKIM-nya masih punya provider lama. Kirim email tes ke Gmail, Yahoo, dan Outlook, lalu buka header-nya. Pastikan tertulis spf=pass, dkim=pass, dmarc=pass. Kalau ada yang gagal, jangan buru-buru ganti MX lagi. Perbaiki record-nya dulu, seperti yang kami tulis di artikel soal email masuk spam.

Jangan pindah nameserver di minggu yang sama

Pindah registrar atau nameserver bersamaan dengan pindah email bikin dua variabel berubah sekaligus. Kalau email mati, kamu tidak tahu mana yang salah. Kasih jarak 3 sampai 7 hari antara keduanya.

Hal kecil yang bikin panik Senin pagi

Email di HP harus login ulang. Di Android, aplikasi bawaan kadang perlu hapus akun dulu baru bisa tambah akun baru. Outlook desktop minta profil baru, dan autodiscover bisa 30 sampai 60 menit sebelum semua folder muncul.

Alias seperti info@, sales@, dan cs@ harus dibuat ulang. Biasanya gratis, tapi tetap didaftarkan satu per satu. Grup distribusi macam penawaran@ dan tagihan@ juga sering lupa. Email masuk, tapi tidak ada orang yang menerimanya karena anggotanya belum dimasukkan.

Kalender dan kontak tidak ikut otomatis kecuali kamu pakai CalDAV atau CardDAV. Sinkronisasi kontak di HP perlu dicek satu-satu, terutama untuk tim sales yang menyimpan nomor klien di sana.

Simpan akun lama 30 sampai 60 hari

Jangan hapus di hari cutover. Biaya satu mailbox sebulan jauh lebih murah daripada kehilangan thread tender yang cuma ada di inbox lama. Aktifkan forward dari alamat lama ke alamat baru selama masa transisi, lalu tutup setelah tidak ada lagi yang masuk ke sana.

Waktu dan biaya yang realistis

Untuk 10 sampai 15 mailbox yang rapi, cutover bisa selesai 2 sampai 4 jam. Kalau arsipnya 40 sampai 60 GB dan internet kantor 20 Mbps, siapkan 2 sampai 3 hari. Pilih Selasa sampai Kamis pagi, bukan akhir bulan saat invoice keluar, bukan juga saat tender sedang jalan.

Biaya yang sering tidak dihitung: harga per akun baru, jasa migrasi atau waktu staf sendiri, kuota internet untuk upload arsip, dan jam kerja tim yang berhenti saat cutover. Perbandingan harga per GB antar provider kami rangkum di artikel kuota dan biaya per akun.

Yang perlu disiapkan sebelum tekan tombol migrasi

Akses admin DNS, daftar alamat lengkap dengan ukurannya, password email lama atau akses delegated, dan satu orang yang berwenang memutuskan kalau ada yang gagal. Selebihnya soal ketelitian.

Kalau email baru akan pakai domain perusahaan dan websitenya juga mau dirapikan supaya alamatnya sinkron, kami biasa kerjakan keduanya sekaligus. Mulai dari website perusahaan sampai setup email di domain yang sama. Boleh juga langsung hubungi kami dan ceritakan kondisi email kantormu sekarang.