Pindah Kantor atau Ganti Nomor? Cetakan yang Wajib Kamu Perbarui

Klien lama masih mengirim PO ke alamat yang sudah kamu kosongkan. Kurir datang ke gedung lama, lalu menelepon minta dipastikan. Dan di grup WhatsApp kantor, ada yang tanya: kop surat dengan alamat baru sudah jadi belum?

Pindah kantor itu urusannya lebih panjang dari memindahkan meja dan lemari arsip. Begitu alamat, nomor telepon, atau nama PT berubah, sederet cetakan otomatis jadi salah info. Dan yang repot adalah bagian admin serta keuangan yang tiap hari pegang dokumen itu.

Ini urutan yang paling masuk akal untuk dibereskan, dari yang paling sering dilihat orang luar.

Kartu nama ada di urutan pertama

Tidak ada cetakan yang pindah tangan secepat kartu nama. Dua minggu setelah pindah, biasanya stok lama masih sisa 60 sampai 70 lembar di tas masing-masing orang. Dan orang tetap memakainya karena sayang dibuang. Padahal satu kartu dengan alamat lama sama dengan satu calon klien yang berkirim surat ke gedung kosong.

Cetak 1 box (100 lembar) dulu untuk tiap orang yang sering ketemu klien. Harga cetak kartu nama standar di pasaran biasanya kisaran Rp50 ribu sampai Rp75 ribu per box, tergantung bahan dan laminasi.

Kop surat dan dokumen yang berhubungan dengan bank

Kop surat bersentuhan langsung dengan uang: surat penawaran, invoice, PO balasan, sampai surat pengantar ke bank. Alamat di kop surat yang tidak sama dengan alamat di akta dan NPWP sering bikin dokumen ditolak saat verifikasi, terutama ketika kamu ajukan kredit atau ikut tender.

Cetak 1 rim dulu, jangan langsung 5 rim. Simpan file editable-nya supaya revisi berikutnya tidak perlu bayar jasa desain dari awal lagi. Kalau file lamanya cuma ada dalam bentuk scan, rapikan master stationery-nya dulu sebelum masuk percetakan.

Stempel: jangan sampai dua cap muncul di bulan yang sama

Stempel beda sendiri karena biasanya ikut tercatat di dokumen legal perusahaan. Kalau yang berubah cuma alamat operasional dan alamat legal tetap seperti di akta, stempel lama masih bisa dipakai. Tapi begitu nama PT atau kota di stempel berubah, stempel baru wajib dibuat.

Yang sering kelewat: tanggal mulai pakai. Tentukan satu tanggal, lalu pastikan tidak ada invoice bulan yang sama yang dicap dengan stempel lama dan stempel baru. Bagian verifikasi bank biasanya menanyakan itu. Stempel bulat ukuran 4 cm biasanya selesai 1 sampai 2 hari dengan biaya sekitar Rp80 ribu sampai Rp150 ribu.

Nota dan kwitansi: nomor urut jangan putus

Bagian ini paling sensitif karena berkaitan dengan nomor urut transaksi. Jangan putus nomornya di tengah bulan. Kalau stok nota lama masih ada, pakai sampai habis, baru pindah ke blok baru. Kalau kamu memakai nota bernomor, pastikan nomor pertama blok baru nyambung dari nomor terakhir yang terpakai.

Nota dan kwitansi lama yang tidak terpakai jangan langsung dibuang. Simpan di arsip setidaknya sampai tutup buku tahun berjalan, atau beri tanda jelas di bloknya bahwa itu tidak dipakai. Ini soal rapi-rapian kalau nanti ada pemeriksaan pajak.

ID card, name tag, dan lanyard

Detail yang paling sering kelewat. ID card karyawan biasanya memuat nama gedung atau alamat di sisi belakang. Setelah pindah, karyawan lama tetap menggantung kartu lamanya, dan tamu yang menunggu di lobi membaca nama gedung yang salah.

Ganti dulu yang paling terlihat: name tag tamu dan ID card untuk orang yang setiap minggu ketemu klien. Sisanya bisa menyusul sambil menunggu masa pakai kartunya habis.

Plang dan signage, urus paling awal

Pekerjaan ini paling lama dan paling makan biaya, jadi jangan dikerjakan di akhir. Plang akrilik atau neon box ukuran sedang butuh 1 sampai 3 minggu pengerjaan. Sementara plang lama sudah dibongkar, orang yang datang ke kantormu akan tersesat di lobi.

Solusi sementara: cetak stiker besar atau roll banner sebagai penunjuk arah. Biayanya jauh lebih murah dan bisa dipindah saat plang permanen terpasang. Sekalian ganti signature email dan tanda tangan digital di dokumen, karena dua hal itu nyaris tanpa biaya tapi paling sering keliru.

Yang belum perlu dicetak bulan ini

Tahan dulu folder perusahaan, kalender, notebook, lanyard, dan tote bag. Cetakan seperti itu biasanya dipesan sekaligus untuk setahun. Kalau stok masih ada 200 pcs, mencetak ulang hanya karena alamat berubah itu pemborosan.

Pengecualian untuk barang yang memang kamu kirim ke klien luar, misalnya map dan folder penawaran. Kalau alamat di dalamnya jadi informasi utama yang dibaca penerima, baru prioritaskan.

Bikin semuanya berangkat dari satu file

Sebelum menghubungi percetakan, rapikan dulu file masternya dalam satu folder: logo versi vektor, versi hitam putih, kode warna, font, alamat baru, nomor telepon baru, dan nama satu kontak yang dipakai di semua item.

Pastikan semua cetakan menampilkan nomor dan email yang sama. Banyak perusahaan pindah kantor, tapi di kartu nama masih nomor lama, di kop surat sudah nomor baru, dan di plang malah nomor WhatsApp pribadi sales. Hal kecil seperti ini yang bikin calon klien ragu, di luar soal alamat.

Setelah file beres, kirim ke satu percetakan sekaligus supaya warna dan jenis kertasnya konsisten. Cetak bertahap: kartu nama, kop surat, dan stempel dulu. Sisanya menyusul sambil stok lama dipakai sampai habis.

Kalau file logomu sekarang cuma ada JPG hasil scan dan desainer lamanya sudah tidak bisa dihubungi, sebaiknya rapikan master file-nya dulu sebelum cetak ulang. Semua cetakan di atas berangkat dari file yang sama. Tim kami biasa menyiapkan paket stationery lengkap dengan alamat baru, dari kartu nama sampai stempel dan plang, lewat layanan desain logo dan stationery perusahaan. Untuk daftar bahan dan spesifikasi cetaknya, ada panduannya di panduan cetak stationery perusahaan. Kalau kamu perlu dihitungkan sekalian jumlah dan biayanya, tinggal kirim detail perubahannya ke halaman kontak kami.