Email Perusahaan untuk Tim: Berapa Kuota yang Cukup dan Biaya per Akunnya

Pagi-pagi buka laptop, buka email kerja, yang muncul bukan balasan klien, tapi peringatan penyimpanan hampir penuh. Beberapa hari kemudian ada staf yang mengeluh emailnya nggak bisa terima lampiran, dan diam-diam dia mulai balas klien dari Gmail pribadinya. Di titik itu biasanya pemilik usaha sadar: pertanyaannya bukan lagi soal email perusahaan bagus atau nggak, tapi berapa kuotanya dan berapa biaya per akun setiap bulan.

Bagian ini sering dibiarkan menggantung. Email dianggap urusan sepele, padahal di situ semua penawaran, PO, dan revisi desain lewat setiap hari.

Kuota 5 GB habis lebih cepat dari dugaan

Ambil contoh satu orang di tim. Kirim-terima 20 email per hari, rata-rata bawa lampiran 2-4 MB. Itu sekitar 60-80 MB per hari, atau 2 GB lebih per bulan. Mailbox 5 GB bisa penuh dalam dua sampai tiga bulan, dan kalau yang bolak-balik lewat file desain, proposal, atau PO seukuran 15-25 MB, hitungannya jadi dua kali lebih cepat.

Yang bikin tambah kesal, folder Sampah dan Spam ikut dihitung. Di Google Workspace, email di Trash baru hilang sendiri setelah 30 hari. Jadi sebulan penuh, file besar yang kamu hapus tetap makan tempat.

Patokan harga per akun yang beredar di pasaran

Ini kisaran yang umum ditawarkan penyedia besar, supaya kamu punya angka pembanding saat minta penawaran:

• Google Workspace Business Starter: 30 GB per akun, sekitar Rp90-120 ribu per akun per bulan kalau bayar tahunan.
• Microsoft 365 Business Basic: mailbox 50 GB, sekitar Rp85-110 ribu per akun, sudah termasuk penyimpanan cloud untuk file kerja.
• Zoho Mail Lite: 5 GB per akun, sekitar Rp18-25 ribu, masuk akal kalau tim cuma butuh kirim-terima standar.
• Email di paket hosting biasa: kuota 1-10 GB per mailbox, biasanya Rp15-40 ribu per mailbox per bulan, tapi fitur dan dukungannya lebih terbatas.

Angka ini bergerak terus, apalagi kalau kurs naik. Pakai sebagai gambaran kasar, lalu minta penawaran resmi sebelum memutuskan.

Harga murah belum tentu lebih hemat

Bandingkan harga per GB-nya. Mailbox 5 GB seharga Rp20 ribu artinya kamu bayar Rp4.000 per GB. Mailbox 30 GB seharga Rp100 ribu cuma Rp3.300 per GB, dan biasanya sudah dapat Drive, alat rapat online, serta aturan retensi email.

Yang juga perlu dicek: apakah ada alias untuk sales@ dan info@, bisa bikin grup distribusi atau nggak, dan siapa yang bisa dihubungi kalau email penting telat masuk. Dua hal terakhir ini yang bikin penyedia murah terasa mahal saat ada masalah.

Untuk tim 5-10 orang, pembagiannya bisa seperti ini

Sebelum borong paket, lihat dulu pemakaian nyata tiap orang selama sebulan dari panel admin. Dari situ kelihatan siapa yang kuotanya paling cepat habis.

• Staf umum dan admin: 10 GB sudah lebih dari cukup.
• Sales atau siapa pun yang kirim penawaran tiap hari: 30 GB.
• Keuangan: 30 GB, karena faktur, PO, dan bukti transfer hampir nggak pernah dihapus.
• Desainer yang kirim file ke klien: 30 GB, tapi file besarnya sebaiknya lewat Drive, bukan lampiran email.

Satu mailbox tetap satu orang. Alamat admin@ yang dipakai bergantian empat orang bikin jejak email hilang, dan saat ada klien mempertanyakan isi penawaran, tidak ada yang bisa buka riwayatnya.

Alias dan grup bikin tagihan nggak ikut naik

Alias itu gratis. Satu mailbox bisa punya banyak alamat sekaligus: sales@, info@, cs@, semuanya masuk ke kotak yang sama. Untuk perusahaan 8 orang, biasanya cukup 8 mailbox utama ditambah 5-6 alias dan 2 grup distribusi seperti penawaran@ dan tagihan@.

Jangan bayar mailbox penuh cuma untuk meneruskan email ke orang lain. Itu pemborosan yang baru kelihatan setelah setahun jalan.

Biaya yang baru muncul di tahun kedua

Waktu pindah penyedia, data lama harus ditarik lewat IMAP. Kotak 40 GB bisa butuh berhari-hari dan sering gagal di tengah jalan, jadi siapkan waktu dan orang yang mengawasi prosesnya.

Perpanjangan domain juga masuk hitungan kalau email pakai domain sendiri. Bayar bulanan biasanya 15-20 persen lebih mahal daripada bayar tahunan, dan begitu penyimpanan cloud mulai penuh, biaya tambahannya datang tanpa kamu sadari.

Tanda setelan email perusahaanmu belum rapi

Kalau penawaran yang kamu kirim sering nyangkut di folder spam, masalahnya bukan kuota, tapi autentikasi domain. Setelan SPF, DKIM, dan DMARC yang belum beres bikin server penerima ragu. Kami pernah bahas soal email perusahaan masuk spam di artikel terpisah.

Kalau balasan klien sering telat karena inbox penuh, atau tanda tangan email tiap staf beda-beda, itu tanda kerapian identitas perusahaan belum dijaga. Klien yang menerima tiga email dari satu perusahaan dengan tiga format berbeda biasanya menyimpannya sebagai catatan kecil. Catatan seperti itu yang ikut berpengaruh saat dia memilih vendor.

Ada juga kasus yang lebih halus: emailmu masuk, tapi isinya nggak dibaca sampai selesai karena tidak jelas apa yang kamu minta. Soal ini pernah kami tulis di email penawaran perusahaan yang dibaca klien.

Kalau kamu mulai menghitung, hitung sekalian tampilannya

Kalau sedang merapikan identitas perusahaan, dari kop surat dan kartu nama sampai tanda tangan email yang seragam, jasa desain stationery perusahaan bisa jadi titik mulainya. Untuk perhitungan kuota dan biaya email yang pas dengan ukuran timmu, tulis kebutuhanmu di halaman kontak, nanti kami balas dengan rincian per akun.