Company Profile untuk Agen BBM dan Solar Industri: yang Dicek Purchasing Tambang Sebelum Kontrak Setahun

Tambang di Kalimantan Timur butuh 60.000 sampai 100.000 liter solar industri tiap bulan. Mereka tidak kehabisan pemasok. Yang mereka kehabisan adalah alasan untuk percaya bahwa satu pemasok sanggup mengirim tepat waktu selama 12 bulan tanpa drama.

Di titik itu banyak agen BBM gugur. Armadanya ada, pengalamannya cukup. Tapi berkas company profile yang dikirim cuma beberapa foto tangki dari galeri HP, plus daftar harga hasil ketikan Excel yang belum dirapikan.

Bagian purchasing tidak butuh waktu lama untuk menutup berkas seperti itu. Sebelum kamu menyalahkan harga, ada baiknya tahu apa yang sebenarnya mereka cari di halaman pertama.

Legalitas dibaca sebelum harga

Halaman pertama yang dibuka bukan daftar harga, melainkan legalitas. Akta pendirian, NIB, NPWP, izin usaha niaga bahan bakar minyak, dan surat penunjukan dari principal atau penyalur.

Scan-nya usahakan lurus. Foto dokumen yang miring di atas meja, kepotong di pinggir, atau ada jari di pojok sering ditandai “berkas tidak lengkap” lalu disisihkan. Kejadian seperti ini masih sering saya temui di berkas yang masuk.

Tulis nomor izin lengkap dengan masa berlakunya. Kalau izinnya tinggal beberapa bulan lagi, cantumkan saja status perpanjangannya di catatan kaki. Lebih baik dikatakan sendiri daripada ditemukan sendiri oleh bagian pengadaan.

Kapasitas: tulis liter, bukan kata “besar”

Purchasing mau angka. Berapa mobil tangki, kapasitas masing-masing, berapa ritase per hari, dan berapa stok yang nangkring di depo.

Satu kalimat seperti ini sudah menjawab tiga pertanyaan: “Delapan tangki per hari, kapasitas 8.000 sampai 16.000 liter per unit, ditambah tangki penyimpanan 40.000 liter di Balikpapan.”

Sebut juga stok cadanganmu bertahan berapa hari. Kalau cuma sehari, tulis apa adanya. Perusahaan tambang justru menghargai jawaban jujur, karena mereka jadi tahu jaminan apa yang perlu diminta di kontrak.

Wilayah kerja dan waktu kirim

Pertanyaan yang datang bukan “melayani Kalimantan?”. Yang ditanya: dari depo mana barang keluar, jarak ke site berapa kilometer, dan berapa lama sampai.

Contoh yang jelas begini: order sebelum jam 15.00 dikirim hari itu juga untuk radius 180 km dari Balikpapan, sementara lokasi di atas 300 km masuk H+2. Ada biaya kirim? Tulis angkanya, jangan disimpan sampai negosiasi.

Jangan lupa nomor dispatch yang bisa ditelepon 24 jam dan jam kerja kantor. Terlihat sepele, tapi ini yang sering jadi pembeda waktu harga dua agen hampir sama.

Foto armada sendiri, bukan foto stok

Halaman dokumentasi paling sering dikerjakan asal-asalan. Padahal di sinilah kamu bisa menang tanpa menurunkan harga.

Foto tangki milik sendiri dengan nomor lambung, plat nomor, dan segel yang kelihatan jauh lebih meyakinkan daripada gambar truk tangki hasil unduh yang sudah dipakai di website agen lain. Ambil 12 sampai 15 foto: armada dari depan dan samping, depo dari ketinggian, tangki penyimpanan, drum, dan satu foto tim sedang mengisi surat jalan.

Kalau anggaran memungkinkan, sewa drone sehari untuk memotret depo dari udara. Biayanya kecil dibanding nilai kontrak setahun yang sedang kamu kejar.

Sertifikat yang dibaca departemen K3

Perusahaan tambang punya bagian keselamatan kerja yang punya hak veto. Sertifikat tera tangki, izin angkut, pelatihan pengangkutan bahan bakar, dan catatan insiden tiga tahun terakhir adalah bahan wajib.

Satu halaman khusus HSE sudah cukup. Efeknya besar: bagian pengadaan tidak perlu mengirim lima email berisi pertanyaan lanjutan.

Track record boleh tanpa menyebut nama klien

Kalau terikat perjanjian kerahasiaan, nama klien memang tidak bisa dipakai. Tapi volumenya tetap bisa ditulis: “melayani kebutuhan solar industri tiga perusahaan tambang di Kalimantan Timur, total 210.000 liter per bulan sejak 2021”.

Angka seperti ini lebih dipercaya daripada deretan logo yang tidak bisa diverifikasi siapa pun.

Soal pembayaran, jujur dari awal

Purchasing juga ingin tahu kamu bisa menerbitkan faktur pajak, e-Faktur, dan surat jalan bernomor sama setiap pengiriman.

Tulis pola pembayaran apa adanya. Tunai untuk order pertama, tempo 14 hari untuk pelanggan berjalan, atau DP 50 persen. Kalau tidak sanggup tempo 30 hari, katakan sekarang. Lebih baik gugur di tahap awal daripada menagih di bulan ketiga.

Kesalahan kecil yang bikin berkas disisihkan

• Email gratisan di halaman cover.
• Nomor WhatsApp pribadi tanpa nama perusahaan.
• PDF 70 MB hasil menggabung scan satu per satu.
• Klaim “harga termurah se-Kalimantan” tanpa satu angka pun.
• Halaman kosong sisa template yang lupa dihapus.

Sebelum menyerahkan materi ke desainer

Siapkan semuanya dalam satu folder: dokumen legalitas, data kapasitas dan armada, peta wilayah kerja, 12 sampai 15 foto asli resolusi besar, sertifikat, dua atau tiga studi kasus, dan kontak PIC yang aktif.

Untuk compro 12 sampai 16 halaman, pengerjaannya normal 5-7 hari kerja termasuk dua kali revisi. Materi yang sudah lengkap biasanya bikin prosesnya lebih cepat.

Kalau kamu butuh bantuan merapikannya, kami mengerjakan jasa desain company profile perusahaan dengan data yang kamu kirim. Berkas yang rapi bukan soal gaya-gayaan. Ini soal membuat orang yang belum pernah bertemu kamu mau menandatangani kontrak setahun. Kalau proses vendor list-mu sedang berjalan bulan ini, hubungi kami dan ceritakan kebutuhanmu.