Website Perusahaan untuk Tender: yang Dicek Panitia Sebelum Undang Kamu

Dokumen kualifikasi sudah rapi. NIB, akta, pengalaman proyek, semua di-scan dan dijilid. Lalu tiga hari sebelum batas akhir, mitra yang kamu ajak konsorsium kirim pesan: “Web perusahaanmu kok nggak ketemu? Aku cari di Google yang muncul cuma profil di direktori gratisan.”

Kejadian seperti itu lebih sering daripada yang orang kira. Bukan karena perusahaannya kurang bonafid, tapi karena jejak online-nya tipis. Padahal yang dicari orang pengadaan sederhana saja: perusahaan ini benar ada, alamatnya cocok dengan dokumen, dan ada nomor yang bisa dihubungi kalau ada pertanyaan.

Panitia Buka Google Dulu, Baru Angkat Telepon

Sebelum rapat verifikasi, biasanya ada satu orang yang ditugaskan mengecek vendor-vendor yang lolos ambang batas. Caranya gampang: ketik nama PT-nya di Google, lihat sepuluh hasil teratas. Kalau yang muncul cuma entri direktori perusahaan dan berita lama, tidak ada yang salah. Cuma tipis. Tidak ada yang bisa dibaca soal pekerjaanmu dua tahun terakhir.

Dari situ mereka biasanya membuka website. Waktu yang dipakai untuk menilai satu situs vendor: jarang lebih dari dua menit. Dua menit itu penentuannya kasar, tapi begitulah kenyataannya.

Nomor Telepon dan Email Harus Sama dengan Dokumen

Ini penyebab keraguan yang paling sering saya temui. Di dokumen tertulis PT Sinar Baja Nusantara. Di website cuma tertulis “Sinar Baja”, dengan email sinarbaja2015@gmail.com dan nomor HP pribadi yang sudah tidak aktif sejak 2021. Panitia lalu harus menebak sendiri apakah ini perusahaan yang sama.

Perbaikannya tidak mahal. Pasang nama badan usaha lengkap di footer, pakai email berdomain sendiri seperti sales@sinarbajanusantara.co.id, dan cantumkan nomor kantor yang sama dengan yang ada di dokumen. Kalau kamu belum punya alamat domain dan email perusahaan, dua hal itu bisa disiapkan bersamaan dengan pembuatan website perusahaan.

Tiga Halaman yang Paling Sering Dibuka, dan Paling Sering Kosong

Kalau kamu melihat statistik situs perusahaan, urutan halaman yang dibuka jarang berubah:

• Halaman proyek atau pengalaman. Ini yang paling banyak dicari.
• Tentang kami. Di sini orang memastikan legalitas dan siapa yang mengurus perusahaan.
• Kontak. Alamat, peta, nomor, jam kerja.

Masalahnya, justru tiga halaman itu yang paling sering isinya “dokumentasi sedang kami rapikan”. Halaman proyek yang kosong lebih merugikan daripada halaman yang tidak dibuat. Pengunjung menganggap situsnya sudah ditinggalkan, lalu pindah ke vendor berikutnya di daftar.

Kamu tidak perlu memamerkan semua proyek sejak 2012. Lima sampai delapan pekerjaan terakhir cukup: satu foto, tahun pelaksanaan, dan lingkup pekerjaannya. Untuk paket yang sifatnya rahasia, tulis jenis pekerjaannya saja tanpa menyebut nama klien.

Yang Dinilai Bukan Kemewahan Desainnya

Panitia sering membuka situs vendor dari HP di sela rapat, pakai kuota seadanya. Kalau halaman butuh sepuluh detik baru muncul, mereka menutupnya. Jadi ukuran pertama adalah kecepatan, bukan animasi.

Kedua, file company profile yang bisa diunduh. Sediakan versi di bawah 5 MB. PDF 25 MB bikin orang malas mengunduh di sinyal pas-pasan, apalagi kalau harus dikirim ulang lewat email kantor yang batas lampirannya 10 MB.

Ketiga, pastikan alamat situsnya sudah HTTPS. Kalau browser menandai Not Secure di kolom alamat, kepercayaan sudah turun sebelum isi situsnya dibaca.

Keempat, jangan pasang pop-up ajakan chat yang menutupi layar begitu halaman terbuka. Maksudnya baik, efeknya mengganggu di layar HP.

Website Bukan Pengganti Company Profile

Banyak pemilik usaha mengira punya salah satu sudah cukup. Bedanya begini. Company profile itu cerita lengkap perusahaanmu, dikirim saat calon klien atau panitia memintanya. Website itu bukti cepat bahwa perusahaanmu benar-benar jalan dan bisa dihubungi sekarang.

Urutan kejadiannya biasanya: orang mencari namamu di Google, masuk ke website, membaca sekilas, baru meminta company profile. Kalau langkah pertama gagal, dokumen bagusmu tidak pernah sampai ke meja mereka. Jadi dua-duanya perlu, dan desain company profile tetap layak disiapkan berdampingan dengan situs perusahaannya.

Kasus Nama Brand Beda dengan Nama PT

Sering terjadi di perusahaan yang berjualan memakai brand. Website-nya penuh nama brand, sementara dokumen tender pakai nama PT yang berbeda jauh. Solusinya satu baris: tulis “Brand X dioperasikan oleh PT Y” di halaman tentang dan footer. Kalimat itu menghilangkan email bolak-balik yang isinya cuma saling memastikan identitas.

Dua Menit Pertama, Itu Saja

Satu paket pengadaan bisa diikuti belasan vendor, dan waktu yang dipunya orang pengadaan untuk membaca satu per satu hampir tidak ada. Yang berhenti di ingatan mereka cuma tiga hal: foto proyek yang jelas, nama perusahaan yang konsisten di semua halaman, dan nomor telepon yang kelihatan tanpa harus scroll.

Kalau situsmu masih versi 2016 dengan galeri yang tidak bisa dibuka di HP, tidak perlu langsung bongkar semuanya. Rapikan halaman tentang, halaman proyek, dan halaman kontak lebih dulu. Tiga halaman itu yang paling sering jadi bahan penilaian, sekaligus paling cepat memperbaiki kesan.

Butuh bantuan untuk merapikannya sebelum paket berikutnya dibuka? Tim kami biasa mulai dari tiga halaman tadi, karena di situ perubahannya paling terasa. Ada contoh pekerjaan dan daftar harga yang bisa kamu lihat dulu di halaman kontak kami.